प्रोफेशनल ईमेल भेजते वक्त न करें ये गलतियां, ऑफिस में इमेज को हो सकता है नुकसान

 प्रोफेशनल ईमेल भेजते वक्त कुछ बातों का ध्यान रखना बेहद जरूरी है।

अमूमन हर दिन हम लोग किसी न किसी को ईमेल करते हैं। यह कभी ऑफिशियल होती हैं तो कभी पर्सनल। आज, हम आपको प्रोफेशनल Email लिखने से जुड़ी कुछ जरूरी बातें बताने जा रहे हैं, जिनका ध्यान रखना बेहद जरूरी है। आइए जानते हैं कि क्या हैं ये बातें।

सब्जेक्ट लाइन हो क्लीयर

ईमेल भेजते वक्त सब्जेक्ट लाइन एकदम क्लीयर होनी चाहिए। कई बार लोग लंबा-चौड़ा ईमेल तो लिख देते हैं, लेकिन यह पता नहीं चलता कि यह किस बारे में हैं। इस तरह की ईमेल पढ़ने के बाद बॉस को न केवल काफी वक्त खर्च करना पड़ता है ब्लकि इससे आपकी इमेज पर भी प्रभाव पड़ता है। दरअसल, हर ईमेल को व्यक्तिगत रूप से जांचना लगभग असंभव है, खासकर उन लोगों के लिए जो एक बड़ी कंपनी में बड़ी टीमों का नेतृत्व करते हैं। इसलिए यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपकी ईमेल का सब्जेक्ट बिल्कुल स्पष्ट हो, जिससे तुरंत यह मालूम हो सके कि यह Email किसलिए की गई है। उदाहरण के तौर पर अगर आप quarterly सेल रिपोर्ट भेज रहे हैं तो आप “Report on quarterly sales” पूरा सब्जेक्ट लाइन में लिखें। न कि सिर्फ रिपोर्ट लिखकर छोड़ दें। इससे आपके बॉस या कलीग्स को यह फौरन मालूम पड़ जाएगा कि यह किस बारे में है, जिससे उन्हें मेल फौरन समझ आ जाएगा। इससे उनका समय बचेगा।

अभिवादन है बेहद जरूरी

सब्जेक्ट लाइन के साथ-साथ प्रोफेशनल ईमेल भेजते वक्त लोगों को अभिवादन का भी खास ध्यान रखना चाहिए। आप, जब भी बॉस, सीनियर या अन्य जिसे भी आप ऑफिशियल ईमेल कर रहे हैं तो उसको बिना “प्रिय ABC” या “आदरणीय ABC” के साथ संबोधित करने के बाद ही भेजें।

क्रास चेक जरूर करें

प्रोफेशनल ईमेल लिखने के बाद सेंड करने से पहले उसे एक बार जरूर पढ़ लें। चेक कर लें कि कहीं, कोई शब्द, स्पेलिंग सहित अन्य जानकारी गलत तो नहीं है। ऐसा होने पर उसे सुधार लें, क्योंकि अगर कहीं भी ग्रामर मिस्टेक पकड़ में आने पर आपकी नॉलेज पर भी सवाल उठाता है। इसलिए इस बात का ध्यान रखें।

न करें रिप्लाई ऑल

बॉस या सीनियर को भेजते वक्त यह चेक कर लें कि कहीं आप रिप्लाई ऑल तो नहीं कर रहे हैं, क्योंकि यह जानकारी आपके सीनियर या संबंधित व्यक्ति के अलावा किसी अन्य के काम की नहीं है तो फिर उनका समय बर्बाद होगा। इसके अलावा, आपकी भी इमेज निगेटिव बनेगी। इस बात का ध्यान रखें।

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